Много регистрировать документов входящих

Регистрация входящих документов Обработка входящей корреспонденции Наверняка все мы сталкивались с ситуацией, когда помнишь, что письмо приказ, информационное сообщение или иной документ приходило, а найти его не можешь или надо в запросе сослаться на документ, который отправляли ранее, а сделать это нельзя, так как не известны ни точная дата отправления, ни иные признаки, позволяющие его идентифицировать. Такое может произойти, если в организации не налажена система регистрации и учета входящих и исходящих документов. О том, как правильно построить эту систему, расскажем сегодня. В компанию поступает достаточно много входящих документов - письма, бандероли, пакеты, подписные издания, рекламные листовки и пр.

Регистрация документов Главным моментом в организации документационного обслуживания является рациональная постановка регистрации документов. ГОСТ определяет Регистрация документа — запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующей факт его создания, отправления или получения. Можно дать и более развернутое определение регистрации как подтверждения факта создания или получения документа в определенный день путем внесения его в регистрационную форму с присвоением учетного регистрационного номера и записью в форму основных сведений о документе, что позволяет создать базу данных о документах учреждения для последующего контроля за сроками исполнения документов и справочной работы по ней. Иными словами, в процессе регистрации закладывается информационно-поисковая система по всем документам учреждения, которую потом можно использовать для справочной работы и контроля за исполнением документов.

Входящие и исходящие документы: регистрируем правильно

В связи с этим делопроизводители зачастую не имеют возможности оперативно регистрировать входящие письма, что приводит к несвоевременному получению и рассмотрению их адресатом, а также исполнению документов работниками компании. Нередки ситуации, когда приложения поступают по электронной почте отдельно от регистрируемого сопроводительного письма, что, в свою очередь, является причиной потери важной информации.

Вместе с тем электронная почта, как основной коммуникационный канал, постоянно подвержена риску заражения и хакерским атакам, поэтому при автоматизации процесса по регистрации электронных документов всегда остро стоит вопрос информационной безопасности. Stream предназначен для преобразования текста электронного письма в html-формат в исходной кодировке письма.

Рисунок 1 - Диаграмма взаимодействия модулей Проверка электронных писем на наличие во вложениях недопустимых типов файлов и вредоносного содержимого выполняется с помощью ПО Kaspersky Antivirus, взаимодействие с которым выполняется через интерфейс Kaspersky API, и разработанных модулей FindInCompress и VBAFinder. Тип файла каждого полученного вложения проверяется на соответствие запрещенным для импорта в СЭД:. Если файл является архивным rar, tar, zip, 7z , то проверяется его содержимое на наличие файлов запрещенного типа.

После этого выполняется проверка с использованием антивирусного сканера в режиме максимальной эвристики. В завершении выполняется проверка на содержание в файле скрытых данных, таких как: макросы, модули VBA, элементы Active-X. В результате: файлы недопустимого типа или содержащие скрытые данные не импортируются в систему, после регистрации документа адресат информируется об исключении вложения в ответном электронном письме; письмо с вредоносным содержимым не регистрируется, в DIRECTUM формируется задача в адрес специалистов по информационной безопасности.

После обработки электронные письма удаляются с почтового сервера. Вынесенные на ленту задания действия позволяют делопроизводителю: зарегистрировать в системе один или несколько документов; связать приложения с ранее зарегистрированным документом; отменить регистрацию документа. Данное представление РКК было разработано специально для работы с письмами, поступающими по электронной почте, и существенно отличается от стандартного представления, в котором ежедневно работают делопроизводители заказчика.

Список связанных документов формируется автоматически из документов, вложенных в задачу делопроизводителя. В списке указывается название документа, формат расширения и размер файла. Таким образом, делопроизводитель, работая из одного окна, может ознакомиться с содержанием документов в области предпросмотра и указать один из них в качестве основного регистрируемого. При сохранении изменений в РКК выбранный основной документ преобразуется в формат PDF, выполняется автоматическая простановка штрих-кода на его первой странице.

Удалось повысить уровень защиты от различных видов угроз вирусов, спама , автоматизировав поиск файлов недопустимых типов, скрытых данных и вредоносного программного обеспечения во вложениях. Отправители, не являющиеся пользователями системы, автоматически информируются о результате обработки сообщения, при необходимости могут получить информацию об исполнителях по зарегистрированному документу, не привлекая для этого сотрудников отдела ДОУ.

Команда Разработчики - Кудряшов Л. Аналитик - Азизова Г.

ПОСМОТРИТЕ ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Регистрация входящего документа в модуле Канцелярия ПК "Делопроизводство"

Весь свой творческий подход к процессу регистрации входящих документов ( потому что нормативными актами четко не определен этот процесс, много. Регистрация документов с целью их учета, контроля за их исполнением, полученных документов процесс регистрации занимает много времени и.

Пироговой Пирогова Напомним, что это лишь примерная форма - можно добавлять, изменять или удалять определенные графы, например добавить графу "Отметка об исполнении" для контроля исполнения документов. Данные об исполнителе можно взять из резолюции руководителя на входящем документе. После занесения в журнал документа и проставления на нем регистрационной отметки его направляют по назначению соответствующим исполнителям. При регистрации входящих документов используется валовая нумерация в течение года с 1 января по 31 декабря. Номер может быть дополнен буквами или цифрами для удобства работы с документами. Кратко расскажем о порядке работы с входящими документами. Они сортируются в зависимости от того, требуют ли обязательного рассмотрения директором или их можно направить непосредственно в соответствующие структурные подразделения. Если на входящем документе обозначено структурное подразделение или конкретное должностное лицо, то документ передается непосредственно им. При передаче документа из одного структурного подразделения компании в другое он повторно не регистрируется. Как регистрировать документы, поступившие по почте, понятно. А как быть с телеграммами или телефонограммами? Входящие телеграммы принимаются под расписку с проставлением даты и времени приема, регистрируются по тем же правилам, что и письма, а затем передаются на рассмотрение руководству компании и исполнение. А вот с телефонограммами сложнее. Текст входящей телефонограммы записывается печатается получателем на специальном бланке или в журнале, после чего оперативно передается руководителю или тому должностному лицу, которому она адресована. В настоящее время довольно часто письма приходят по электронной почте. Как регистрировать их?

Ответить Пётр 10 01 При приеме моей жалобы секретарь, расписавшись на ксерокопии жалобы, не поставила дату поступления. Моя дата стоит.

В связи с этим делопроизводители зачастую не имеют возможности оперативно регистрировать входящие письма, что приводит к несвоевременному получению и рассмотрению их адресатом, а также исполнению документов работниками компании. Нередки ситуации, когда приложения поступают по электронной почте отдельно от регистрируемого сопроводительного письма, что, в свою очередь, является причиной потери важной информации.

Регистрация входящих документов, поступивших по электронной почте

Поэтому требуется знать и уметь оптимально организовать работу с ними в соответствии с правилами делопроизводства. Первый важный этап — регистрация входящих документов. Зарегистрировать поступивший документ — значит подтвердить факт его получения организацией, для чего каждому полученному документу присваивают свой номер и вносят основные данные о нем в специальную форму например, в журнал регистрации или регистрационные карточки. Регистрации входящих документов предшествует прием и их первичная обработка. Проверяют правильность доставки почты, после вскрытия конверта необходимо убедиться в наличии полного пакета документов — всех страниц письма и приложений при их наличии.

Регистрация входящих документов

Делопроизводство от а до я. Если документ многостраничный, регистрационный номер проставляется под текстовой частью на первом листе. В том случае, когда письмо состоит из одного листа — номер ставится в правом углу, ниже подписи и перечня приложений, если они есть. Схема размещения реквизитов на документе представлена ниже. Текст отметки о поступлении состоит из краткого названия предприятия-адресата, самого регистрационного номера и даты регистрации. Регистрация документов Внимание Если предприятие небольшое, регистрационные номера могут представлять собой просто порядковый номер, присвоение их ведется в порядке возрастания, сквозной нумерацией с 1 января по 31 декабря текущего года. После этого документы подшиваются в дело и предаются на хранение в архив. Для средних и крупных предприятий характерно при регистрации входящих документов использование дополнительных индексов и буквенных обозначений. Система используемых при формировании номеров индексов также должна быть разработана и утверждена в инструкции по делопроизводству.

В данном разделе будут рассмотрены вопросы, которые касаются регистрации входящих налоговых документов.

.

Некоторые секреты входящих документов

.

Много регистрировать документов входящих

.

Регистрация входящих налоговых документов

.

Регистрация документов

.

Как зарегистрировать входящий документ образец

.

.

ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Учет КОРРЕСПОНДЕНЦИИ и делопроизводство входящей почты в компании или ИП
Похожие публикации