Должны ли храниться копии паспортов в личном деле

Если не соблюдать требования закона, компании грозит штраф до 75 руб. Нужна ли копия паспорта в личном деле сотрудника Многие кадровые работники спрашивают, можно ли хранить копию паспорта в личном деле сотрудника в году? Ответ на этот вопрос дали сотрудники Роструда на своем сайте rostrud. Чиновники отметили, что в обязанности работодателей не входит ведение личных дел сотрудников.

Судя по тексту первого документа , при сборе персональных данных операторы будут обязаны осуществлять обезличивание этих данных. Согласно ст. Сейчас такие мероприятия являются обязательными только для государственных и муниципальных органов, однако уже в следующем году требования по обезличиванию придется выполнять большинству компаний, в том числе работодателям. Обезличивать информацию предстоит в соответствии с Приказом Роскомнадзора от За невыполнение обязанности по обезличиванию персональных данных либо несоблюдение установленных требований или методов планируется ввести отдельное наказание. Это предусмотрено другим обсуждаемым чиновниками законопроектом.

Копию паспорта запретили хранить в личном деле работника

Если не соблюдать требования закона, компании грозит штраф до 75 руб. Нужна ли копия паспорта в личном деле сотрудника Многие кадровые работники спрашивают, можно ли хранить копию паспорта в личном деле сотрудника в году? Ответ на этот вопрос дали сотрудники Роструда на своем сайте rostrud.

Чиновники отметили, что в обязанности работодателей не входит ведение личных дел сотрудников. Исключение — государственные, муниципальные и военные служащие. Если же компания ведет личные дела, то хранить в них надо документы, которые связаны с трудовой деятельностью работников. Хранить эти документы означает обрабатывать персональные данные ст. Поэтому работодатель должен получить разрешение сотрудника на обработку персональных данных. Получив данные, работодатель обязан не распространять и не раскрывать их третьим лицам без согласия на то сотрудника ст.

Соответственно лучше, если не будет храниться копия паспорта в личном деле работника — судебная практика подтверждает это. Например, решение Арбитражного суда Ростовской области от Как избежать штрафа Если работодатель решил хранить копию паспорта в личном деле работника - , необходимо получить согласие работников на обработку персональных данных. Унифицированной формы согласия нет, составить его можно в свободной форме. Но документ обязательно должен содержать следующие сведения п.

Кроме того, работодатель обязан установить порядок, по которому он будет хранить и использовать персональные данные. Дорогой коллега, дарим робот-пылесос за подписку на "Главбух"! На все ваши вопросы с радостью ответят по телефону 8

ПОСМОТРИТЕ ВИДЕО ПО ТЕМЕ: КАК ЗАЩИТИТЬ КОПИЮ ПАСПОРТА

Возможно ли хранить в личном деле работника копии документов, являющихся Хранение в личных делах работников копии паспорта, ИНН, СНИЛС, Обрабатываемые персональные данные не должны быть. Можно ли сделать с этих документов копии и тоже хранить их в личном деле, чтобы они всегда были под рукой? должен руководствоваться.

Роструд объяснил, как хранить копии документов в личных делах Ответ на этот вопрос дал Роструд, разбирая обращения граждан и организаций. Условие, при котором хранить копии документов безопасно Специалисты Федеральной службы по труду и занятости обращают внимание, что порядок ведения личного дела на законодательном уровне не установлен. В связи с этим чиновники предлагают ориентироваться на нормативные акты, регламентирующие отношения в сфере неприкосновенности частной жизни, а также сбора и хранения персональной информации. В Роструде подчеркивают, что по Конституции запрещено собирать, хранить, использовать и распространять личные данные гражданина, только если он сам не дал согласие на обработку его личной информации. Аналогичные нормы содержатся и в Федеральном законе от С учетом этого, если сотрудник дал согласие на хранение и обработку информации о себе, работодатель вправе хранить копии документов в деле работника, в частности, паспорта, СНИЛС, ИНН. В то же время чиновники уточняют, что в ст. Ими пользуются для: обеспечения соблюдения законов и иных нормативных актов; содействия в трудоустройстве; предоставления образования и продвижения по службе; обеспечения личной безопасности работников; контроля количества и качества выполняемой работы и обеспечения сохранности имущества. Список целей, для которых работодатели могут использовать персональные данные сотрудников, закрытый, и никак иначе пользоваться копиями нельзя. Например, ксерокс паспорта поможет заполнить личную карточку работника, может, еще пару документов, но потом он больше не нужен.

Справка Не все специалисты по кадрам, а также их руководители знают, что есть документы и даже их копии, которые нельзя хранить в личном деле работника. За некоторые документы можно получить крупный штраф, потому что они содержат персональные данные, не связанные с исполнением служебных обязанностей.

Роструд разрешил, а суды против. Ответ Ответ на вопрос: Ни трудовое, ни архивное законодательство не обязывает хранить копии личных документов работников. Этот факт вызывает претензии со стороны контролирующих органов, в частности Роскомнадзора, при проверках.

Копия паспорта в личном деле работника

За некоторые документы можно получить крупный штраф, потому что они содержат персональные данные, не связанные с исполнением служебных обязанностей. Роструд напомнил специалистам по кадрам, что в личных делах работников можно хранить далеко не все документы. Да и вести сами личные дела не обязательно: такое требование в законодательстве отсутствует. Но если дело все же завели, необходимо хранить в нем бумаги, непосредственно связанные с трудовой деятельностью, и не забывать о требованиях к охране персональных данных. В частности, даже копию паспорта хранить организация не имеет права.

Роструд объяснил, как хранить копии документов в личных делах

Именно поэтому они находятся в привилегированном положении: в трудовом кодексе выделена целая глава, которая регулирует вопросы обработки отдельного вида персональных данных — персональных данных работников. Несмотря на то, что законодатель нас постоянно подталкивает к защите и грамотной организации обработки персональных данных работников, большинство работодателей от этого старательно уклоняются. У каждого свои причины, но самая главная из них - страх перед неизведанным. В этой статье мы попытаемся передать необходимые знания об основных нарушениях при обработке персональных данных работников и о том, что необходимо сделать для их устранения. Главная проблема в защите и организации обработки персональных данных - это наличие правовой основы обработки персональных данных. Запомните: сколько бы вы не потратили сил и времени на выполнение требований законодательства о персональных данных, - это может быть все впустую, если вы нарушаете принципы и условия их обработки. Поясним почему. Дело в том, что в нашем законодательстве нет законного основания для хранения ксерокопий паспортов работника в личном деле кроме некоторых случаев, связанных с государственной службой. Главное не путать — хранение без цели на всякий случай и однократное использование для каких-либо нужд например, если нужно ксерокопию паспорта работника отправить в учебное заведение, где он будет повышать квалификацию или в банк для выдачи банковской карты.

Копии документов выписки должны заверять работники кадровой службы.

Обоснование вывода: Любая информация, относящаяся к прямо или косвенно определенному или определяемому физическому лицу - субъекту персональных данных, признается персональными данными п. Ни нормами Трудового кодекса РФ, ни нормами Закона N ФЗ не установлено прямого запрета на копирование работодателем документов, предоставляемых работником при приеме на работу и в процессе трудовой деятельности, а также на хранение работодателем копий этих документов. Однако, поскольку копии паспортов сотрудников и членов их семьи, свидетельств о браке, свидетельств о рождении детей содержат в себе информацию, относящуюся к определенным физическим лицам, обработка такой информации подчиняется требованиям Закона N ФЗ.

Как правильно хранить копии документов в личном деле работника

.

Можно ли хранить в личном деле копию паспорта?

.

Копия паспорта в личном деле студента

.

Можно ли хранить копии документов работника в его личном деле?

.

.

.

ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Где хранить копии личных документов работников - Елена Пономарева
Похожие публикации